Privacybeleid

Kort samengevat

COLLABme brengt projectdragers, bedrijven, onderwijsinstellingen en talenten met elkaar in contact. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens: die die je zelf invult (profiel, sollicitaties, berichten), die gegenereerd worden door je gebruik van het platform — site, webapplicaties en mobiele app inbegrepen — (interacties, navigatiegebeurtenissen) en die van externe diensten die je kiest te verbinden (Google, LinkedIn, je agenda).

Drie principes sturen dit beleid aan: we verzamelen alleen wat de dienst dient, we verkopen nooit je gegevens, en jij blijft de baas — zichtbaarheid van je profiel, toestemming voor het meten van je bezoekersgedrag, optionele connecties en verwijdering van je account op elk moment via je instellingen. Één uitzondering, die we liever zwart op wit zetten dan dat je ze zelf ontdekt: onze mobiele app meet haar eigen opstarttijd en telt het aantal keren dat ze wordt geopend, zonder dat we daarvoor je toestemming vragen. Deze metingen identificeren je niet en kijken niet naar wat je doet; de sectie « Waarom we je gegevens gebruiken » legt uit op welke basis.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De uitgever van COLLABme, zoals vermeld in de algemene voorwaarden, is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens zoals beschreven in dit beleid. Voor vragen kun je ons bereiken via info@collabme.be.

Speciale situatie: in de werkomgeving van een organisatie (ledenbeheer, verlof, aanwezigheid, interne documenten) bepaalt de organisatie zelf de doelen — zij treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en COLLABme als verwerker, die deze gegevens host en beveiligt voor haar rekening. Om je rechten op deze gegevens uit te oefenen, neem eerst contact op met je organisatie; wij ondersteunen hen bij hun antwoord.

De gegevens die we verzamelen

Afhankelijk van de functies die je gebruikt, verwerken we de volgende categorieën:

• Account en inloggen — e-mailadres, voornaam en achternaam, profielfoto, voorkeurstaal. Je logt in zonder wachtwoord, via een link die naar je e-mail wordt gestuurd of via Google of LinkedIn (dan ontvangen we je identiteit, naam, e-mail en profielfoto van deze diensten).
• Profiel en facetten — weergegeven naam, openbare gebruikersnaam (@handle), profielfoto’s en coverfoto, titel, biografie, vaardigheden, ervaringen, opleidingen, sector, geboortedatum, telefoonnummer, contact-e-mail, adres en locatie die je opgeeft, dagtarief, beschikbaarheden, alsook de informatie specifiek voor elke facet (student, freelancer, leerkracht, werknemer, investeerder, projectdrager). We verzamelen nooit je locatie via je toestel: de locatie is die welke jij invoert.
• Inhoud en interacties — berichten, reacties, polls en stemmen, reviews, aanbevelingen van vaardigheden, connecties en abonnementen, favorieten, deelnames aan evenementen.
• Sollicitaties — je motivatiebrief, de facet waarmee je solliciteert en de compatibiliteitsscore die wordt berekend (zie de sectie over AI).
• Berichten — de inhoud van je berichten en bijlagen, je reacties, je online status en de brontaal van berichten (voor vertaling bij het lezen).
• Werkomgeving van een organisatie — je rol en functie, je afdeling en hiërarchische aansluiting, je dagelijkse aanwezigheid (kantoor, thuiswerken, afwezig, onderweg), je thuiswerkovereenkomsten, je verlofaanvragen (type, data, reden) en de bijbehorende bewijsstukken, interne documenten en goedkeuringen, sollicitatiegesprekken en onboarding-trajecten. Een ziektebrief kan een gezondheidsgegeven zijn: zie ‘Wie ziet wat’ en ‘Beveiliging’.
• Financiële gegevens — het privé-activiteitenregister van je freelance-facet (klanten, bedragen, factuur- en incassostatus), het declaratieve register van je investeringen, je getoonde tarieven. Als je een betaald abonnement afsluit, wordt de betaling afgehandeld door onze dienstverlener Stripe: we slaan nooit je kaartnummer op, alleen een klantreferentie en abonnementsgebeurtenissen.
• Externe agenda (optioneel) — als je Google Agenda of Microsoft Outlook koppelt, slaan we versleutelde toegangstokens op, je beschikbaarheden (vrije/bezette tijdsloten) en, uitsluitend voor jouw gebruik, de agenda-items.
• Verificaties — school-e-mailadres (de verificatietoken wordt gehash opgeslagen), attesteringen en diploma’s afgeleverd door instellingen of bedrijven, en voor minderjarigen de naam en het e-mailadres van de wettelijke vertegenwoordiger die toestemming heeft gegeven.
• Technische en gebruikgegevens — productgebeurtenissen die als first party op het hele platform worden verzameld, de mobiele app inbegrepen (bekeken schermen en pagina's, ondernomen acties zoals solliciteren, publiceren, zoeken, delen of van pet wisselen), zonder bewaard IP-adres, zonder zoektekst, zonder berichtinhoud en zonder volledig pagina-adres — de identificatoren daarin worden vóór verzending vervangen —, gekoppeld aan een anonieme identificatie die pas na jouw toestemming wordt aangemaakt; als je instemt met de gebruiksmeting, geanonimiseerde route-opnames en heatmaps (klikken en scrollen op het web, gebaren en getoonde schermen op mobiel), waarbij invoervelden en gesprekken vóór de opname worden afgeschermd; push-abonnementen (technisch adres van de browser of het toestel en user-agent); en een IP-adres dat vluchtig en in het geheugen wordt verwerkt, uitsluitend ter bescherming tegen misbruik — het wordt nooit in de databank bewaard.
• Technische metingen van de mobiele app — opstarttijden van de app en het tonen van haar schermen, aantal keren dat de app wordt geopend, versie van de app, type toestel en versie van het besturingssysteem, alsook de domeinnaam van de traagste netwerkservice bij het opstarten. Deze metingen bevatten geen identiteit, geen inhoud van je schermen, geen invoer van jou, en geen volledige adressen van geopende pagina’s — de unieke codes die je ontvangt via een link (uitnodiging, bevestiging van e-mailadres, toestemming van ouders) worden verwijderd vooraleer ze worden verzonden. Ze zijn gekoppeld aan een technische installatie-identificatie, specifiek voor de app en los van je account, die blijft bestaan zolang de app geïnstalleerd is. In tegenstelling tot het meten van je bezoekersgedrag, zijn deze metingen niet afhankelijk van je toestemming: zie de volgende sectie.

Waarom we jouw gegevens gebruiken

Elke verwerking berust op een wettelijke basis uit de AVG:

• De dienst leveren (uitvoering van de overeenkomst) — je account aanmaken en beheren, je profiel tonen, je inhoud publiceren, je sollicitaties doorsturen, berichten bezorgen, organisatieruimtes laten functioneren, abonnementen innen.
• Mensen met elkaar in contact brengen (uitvoering van de overeenkomst) — compatibiliteitssuggesties en -scores berekenen tussen profielen en opportuniteiten, op basis van de inhoud van je profiel en de vacatures.
• De platform beschermen (gerechtvaardigd belang) — misbruik en fraude voorkomen, de doorvoer van verzoeken beperken, meldingen behandelen, gemelde inhoud modereren.
• Met jou communiceren (uitvoering van de overeenkomst) — inlog-e-mails, meldingen over je activiteit, antwoorden op je verzoeken.
• Meten en verbeteren (toestemming) — bezoekersstatistieken en gebruikersanalyse, alleen als je hiermee instemt via de toestemmingsbanner.
• Diensten van derden koppelen (toestemming) — externe agenda, CollabCoach-assistent: elke koppeling is optioneel en herroepbaar.
• De prestaties van onze mobiele app meten (gerechtvaardigd belang) — weten hoe lang de app nodig heeft om op te starten en een scherm te tonen, hoe vaak ze wordt geopend en op welke versies, zodat we traagheden en fouten kunnen verhelpen. Deze metingen dienen niet voor reclame, niet voor profilering en worden niet gekoppeld aan je profiel. Je kunt je hiertegen verzetten door ons te schrijven (zie « Jouw rechten »); op je toestel is de enige manier om ze te stoppen de app te verwijderen.
• Onze wettelijke verplichtingen nakomen — betalingsgegevens bewaren voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden, reageren op wettelijk gegronde verzoeken van autoriteiten.

Matching, AI en geautomatiseerde beslissingen

De kern van COLLABme is een matchingsmotor: de inhoud van je profiel en de opportuniteiten wordt omgezet in digitale voorstellingen (embeddings), waarna een taalmodel de compatibiliteit tussen een profiel en een opportuniteit beoordeelt. Deze verwerking wordt uitgevoerd door onze dienstverlener Mistral AI, die gehuisvest is in de Europese Unie. De verkregen score is indicatief: hij helpt bij het sorteren en suggereren, maar neemt geen beslissingen.

Wanneer een sollicitatiegesprek wordt voorbereid, kan de platform verschillende voorbereidingsgidsen genereren voor de recruiter en de kandidaat, op basis van het profiel en de vacature. Berichten in de chat kunnen bij het lezen worden vertaald in jouw taal; de tekst van het bericht wordt dan doorgestuurd naar de AI-dienstverlener voor deze vertaling. De CollabCoach-assistent werkt alleen als jij hem activeert, en elke actie wordt geregistreerd in een logboek dat raadpleegbaar en omkeerbaar is.

Geen enkele beslissing die juridische gevolgen voor jou heeft of je aanzienlijk beïnvloedt, wordt volledig geautomatiseerd genomen in de zin van artikel 22 van de AVG: het accepteren of afwijzen van een sollicitatie blijft altijd een menselijke beslissing, genomen door de recruiter. Als je vindt dat een score of suggestie jou benadeelt, stuur ons dan een bericht: een mens zal je situatie bekijken.

Wie ziet wat

• Je openbare profiel (weergegeven naam, foto, titel, vaardigheden, openbare inhoud) is zichtbaar voor andere gebruikers. De gepubliceerde freelancevitrines zijn ook zichtbaar voor niet-ingelogde bezoekers en kunnen worden geïndexeerd door zoekmachines — je kiest zelf of je je vitrine publiceert.
• Jouw sollicitaties zijn alleen zichtbaar voor de organisatie die ze ontvangt. De voorbereidingsgids die voor de recruiter wordt gegenereerd, wordt niet aan jou getoond, en omgekeerd.
• Jouw berichten zijn alleen zichtbaar voor de deelnemers aan het gesprek. Onze teams hebben er geen toegang toe, behalve wanneer een deelnemer een bericht meldt: de moderatie ziet dan alleen een beperkt venster rond het gemelde bericht, gereconstrueerd vanuit het perspectief van de melder.
• In een organisatieruimte zijn jouw HR-gegevens (functie, aanwezigheid, verlof) alleen zichtbaar voor personen die door de organisatie gemachtigd zijn. Het type verlof van een collega wordt behandeld als vertrouwelijke informatie: een lid zonder beheerrol ziet dat iemand afwezig is, maar niet waarom.
• Jouw privéregisters (freelanceactiviteit, investeringen) zijn nooit zichtbaar voor andere gebruikers.
• De spookmodus verwijdert de melding die wordt verzonden bij het raadplegen van een profiel; de raadpleging wordt technisch wel geregistreerd en de wederkerigheid blijft gelden.

Met wie we jouw gegevens delen

We verkopen jouw gegevens niet. We delen ze alleen met dienstverleners die ons helpen de dienst te leveren, elk beperkt tot hun doel:

• Mistral AI (Europese Unie) — berekening van de matching, genereren van voorbereidingsgidsen, vertalen van berichten bij het lezen, CollabCoach-assistent.
• Brevo (Europese Unie) — verzenden van inlog-e-mails en transactie-e-mails.
• Stripe — verwerken van betalingen en abonnementen, berekenen van btw, facturen en klantportaal.
• Google — koppeling met je account (als je dat kiest) en Google Agenda (als je die koppelt).
• Microsoft — Outlook Agenda (als je die koppelt) en, met jouw toestemming voor het meten van het gebruik, de tool Microsoft Clarity: heatmaps en geanonimiseerde route-opnames op de site, de webapplicaties en de mobiele app. Die tool wordt nooit ingeschakeld voor een account dat als minderjarig herkend is.
• LinkedIn — koppeling met je account (als je dat kiest); bovendien kan een opportuniteit worden gepubliceerd op de LinkedIn-pagina van COLLABme na menselijke goedkeuring, nooit je profiel.
• PostHog (gehuisvest in de Europese Unie) — gebruikersstatistieken van het product, alleen na jouw toestemming.
• Onze host (Unie van Europese landen) — hosting van servers, databases, bestandsopslag en back-ups.
• Expo (Verenigde Staten) — technische meting van onze mobiele app: opstart- en navigatietijden, aantal keren dat de app wordt geopend, versies van de app en het besturingssysteem. Geen inhoud, geen berichten en geen accountidentificatie worden doorgestuurd.
• De notificatieservices van je browser (Google, Mozilla, Apple) — doorsturen van de pushnotificaties die je hebt ingeschakeld.
• De overheid — uitsluitend op wettelijk onderbouwde vraag.

Doorgeleiding buiten de Europese Unie

Onze servers en database worden gehuisvest in de Europese Unie, en onze belangrijkste AI- en e-mailleveranciers zijn Europees. Sommige leveranciers (Stripe, Google, Microsoft, LinkedIn) kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten: deze overdrachten zijn gereguleerd door het EU–VS-gegevensbeschermingskader (Data Privacy Framework) of door de modelcontractclausules van de Europese Commissie. Microsoft Clarity, als je daar toestemming voor geeft, verwerkt de opnames van je sessies buiten de Europese Unie, binnen ditzelfde kader. De technische metingen van onze mobiele app worden verwerkt door Expo in de Verenigde Staten.

Hoe lang we je gegevens bewaren

• Jouw account en de inhoud ervan — zolang het account bestaat. Het verwijderen van je account (beschikbaar in je instellingen) wist je profiel en alle inhoud.
• Gebruiksevenementen (eigen analytics) — 13 maanden, automatisch gewist elke dag.
• Route-opnames en heatmaps (Microsoft Clarity) — bewaard door Microsoft volgens zijn eigen bewaarbeleid en daarna gewist. Wij bewaren er geen enkele kopie van op onze servers.
• Technische metingen van de mobiele app (Expo) — bewaard door Expo volgens hun eigen retentiebeleid. Wij houden geen kopieën bij op onze servers.
• Inlogsessies — ongeveer 30 dagen; tijdelijke tokens (magische link, e-mailwijziging, OAuth) vervallen tussen 15 en 60 minuten.
• Notificaties — gewist 24 uur na lezing.
• Berichten — zolang het gesprek duurt; de versleutelingsleutel van een gesprek kan worden vernietigd, waardoor de inhoud definitief onleesbaar wordt.
• Betalingsgegevens — bewaard na verwijdering van je account, zolang onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen dat vereisen.
• Meldingen en moderatielogs — zolang nodig voor afhandeling en bewijs van onze zorgvuldigheid.

Hoe we je gegevens beschermen

Alle communicatie is versleuteld tijdens verzending (TLS). Berichten in de berichtenfunctie en bijlagen zijn versleuteld bij opslag, met een unieke sleutel per gesprek — de platform houdt deze sleutels om de dienst te laten werken (vertaling, zoeken, melden): het is geen end-to-endversleuteling, en dat willen we duidelijk zeggen. Toegangstokens voor je agenda zijn versleuteld. Verlofaanvragen worden opgeslagen in een privéruimte, alleen toegankelijk voor bevoegde beheerders van je organisatie, en nooit gecached.

Toegang voor ons team tot gegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is: sinds augustus 2026 is de berichtenfunctie niet meer raadpleegbaar via onze backoffice — alleen een gemelde bericht door een deelnemer kan worden bekeken, in een beperkt venster. De database wordt automatisch versleuteld gebackupt binnen de Europese Unie.

Bij een datalek dat een risico voor je rechten kan opleveren, melden we dit binnen 72 uur aan de toezichthoudende autoriteit en informeren we je direct als het risico hoog is, conform de artikelen 33 en 34 van de AVG.

Jouw rechten

Je hebt de rechten zoals vastgelegd in de AVG: inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming op elk moment, en het recht om richtlijnen op te stellen over wat er met je gegevens gebeurt na je overlijden.

De meeste rechten kun je rechtstreeks uitoefenen via het platform: je profiel pas je aan in je instellingen, het verwijderen van je account is daar beschikbaar en treedt onmiddellijk in werking, en toestemming voor het bijhouden van je bezoekersgedrag intrek je via de cookiebeleidspagina, via de instellingen van de webapplicaties (rubriek « Privacy ») en via het scherm Instellingen → Privacy van de mobiele app. Voor de rest kun je ons mailen op info@collabme.be — we reageren binnen een maand.

Als je vindt dat je rechten niet worden gerespecteerd, kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Pressestraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — of bij de toezichthoudende autoriteit van je woonland.

Minderjarigen

COLLABme verwelkomt studenten, waaronder sommige minderjarigen. De inschrijving van een minderjarige vereist toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger: hiervoor vragen we de naam en het e-mailadres van deze persoon, en sommige acties — zoals solliciteren naar een opportuniteit — blijven geblokkeerd tot deze toestemming is bevestigd. De wettelijke vertegenwoordiger kan zijn toestemming op elk moment intrekken door ons te mailen.

De instrumenten voor route-opnames en heatmaps worden nooit ingeschakeld voor een account dat als minderjarig herkend is, ook niet in de mobiele app, en ongeacht de keuze in de toestemmingsbanner. Die uitsluiting steunt op de geboortedatum die in het profiel is opgegeven: zolang die niet is ingevuld, kunnen we niet weten dat een account van een minderjarige is.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen om de dienst of de regelgeving te volgen. De datum van de laatste update staat bovenaan de pagina. Bij een wezenlijke wijziging — nieuwe verwerkingsdoel, nieuwe ontvanger, nieuwe categorie gegevens — informeren we je via het platform of per e-mail voordat de wijziging van kracht wordt.

Contact met ons opnemen

Voor vragen over je persoonsgegevens of om je rechten uit te oefenen: info@collabme.be. De volledige contactgegevens van de uitgever vind je in de wettelijke vermeldingen.